Dokumente übersetzen & beglaubigen: Apostille, Legalisation, Gerichtsdolmetscher

Wer in Österreich einen Aufenthaltstitel beantragt, heiratet, ein Kind anmeldet oder sich einbürgern lässt, muss oft Urkunden aus dem Herkunftsland vorlegen – Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Zeugnisse oder Strafregisterauszüge. Österreichische Behörden akzeptieren solche Dokumente aber meist nur, wenn ihre Echtheit bestätigt ist und eine beglaubigte Übersetzung vorliegt. Hier erfährst du, was Apostille, Legalisation und Gerichtsdolmetscher bedeuten und in welcher Reihenfolge du vorgehst.

Zwei verschiedene Dinge: Echtheit und Übersetzung

Viele verwechseln diese beiden Schritte:

1. Echtheitsbestätigung der Urkunde (Apostille oder Legalisation): Sie bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf der ausländischen Urkunde echt sind. Das passiert im Ausstellungsstaat bzw. bei dessen Behörden.
2. Beglaubigte Übersetzung: Ein dafür zugelassener Dolmetscher überträgt den Inhalt ins Deutsche und bestätigt, dass die Übersetzung richtig ist.

Oft brauchst du beides.

Apostille, Legalisation oder gar nichts?

Welche Echtheitsbestätigung nötig ist, hängt davon ab, aus welchem Staat die Urkunde stammt:

Welche Regel für dein Land gilt, sagen dir die österreichische Behörde, bei der du die Urkunde vorlegst, oder das Außenministerium (BMEIA), das Listen der Vertragsstaaten veröffentlicht.

Die Apostille

Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Beglaubigung. Sie ist ein Bestätigungsvermerk, den eine dafür bestimmte Behörde im Ausstellungsstaat auf oder an der Urkunde anbringt. Mit der Apostille ist die Urkunde fertig beglaubigt; eine weitere Bestätigung durch die österreichische Botschaft ist nicht nötig.

Die Legalisation (diplomatische Beglaubigung)

Gibt es kein Abkommen, ist der Weg länger. Für eine ausländische Urkunde, die du in Österreich verwenden willst, sind in der Regel nötig:

1. Zwischenbeglaubigung im Ausstellungsstaat durch die übergeordnete Behörde der ausstellenden Stelle,
2. Überbeglaubigung durch das Außenministerium des Ausstellungsstaates,
3. Letztbeglaubigung (Legalisation) durch die österreichische Botschaft oder das Konsulat in diesem Staat.

Welche Zwischenschritte im Ausstellungsstaat genau nötig sind, kann Österreich nicht vorschreiben – die Letztbeglaubigung durch die österreichische Vertretung ist aber immer erforderlich. Informiere dich deshalb bei der österreichischen Botschaft im Herkunftsland.

Österreichische Urkunden für das Ausland

Brauchst du umgekehrt eine österreichische Urkunde im Ausland, stellt die Apostille je nach Urkunde das Legalisierungsbüro des Außenministeriums (BMEIA), der Präsident des Landesgerichts oder das Amt der Landesregierung aus. Für Staaten ohne Abkommen gilt der Weg über Zwischenbeglaubigung, Überbeglaubigung durch das BMEIA und Legalisation durch die Botschaft des Zielstaates.

Beglaubigte Übersetzung: wer darf das?

Für österreichische Behörden muss eine Übersetzung in der Regel von einer allgemein beeideten und gerichtlich zertifizierten Dolmetscherin bzw. einem Dolmetscher stammen (umgangssprachlich: Gerichtsdolmetscher). Diese Personen werden in einem Verfahren der Justizverwaltung nach strengen Kriterien ausgewählt und beeidet.

• Die Gerichtsdolmetscherliste führt das Bundesministerium für Justiz. Du findest sie online auf justiz.gv.at.
• Auch Dolmetscher aus anderen EU- bzw. EWR-Staaten können sich in diese Liste eintragen lassen.
• Fremdsprachige Urkunden legst du meist im Original zusammen mit der in Österreich beglaubigten Übersetzung vor.

Übersetzung aus dem Ausland?

Ob eine im Ausland angefertigte beglaubigte Übersetzung akzeptiert wird, hängt vom jeweiligen Verfahren ab. Oft braucht dann auch die Übersetzung selbst eine Apostille oder Beglaubigung. Achtung: Selbst bei Staaten, mit denen Österreich ein Abkommen hat und deren Urkunden keine Beglaubigung brauchen, wird für Übersetzungen, die im Heimatstaat gemacht wurden, weiterhin eine Apostille verlangt. Sicherer ist meist die Übersetzung durch einen österreichischen Gerichtsdolmetscher.

Nicht jede Sprache muss übersetzt werden

Manche Behörden akzeptieren in bestimmten Verfahren auch englische Dokumente ohne Übersetzung – etwa bei der Staatsbürgerschaft für Nachkommen von NS-Verfolgten. Das ist aber die Ausnahme. Frag im Zweifel vorher nach.

Beglaubigte Kopie und beglaubigte Unterschrift

Neben der Beglaubigung ausländischer Urkunden gibt es in Österreich zwei weitere Arten der Beglaubigung:

• Beglaubigte Abschrift (Kopie): Ein Notar, das Bezirksgericht oder manchmal die ausstellende Behörde bestätigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Nicht jede Behörde bietet das an.
• Beglaubigte Unterschrift: Notar oder Bezirksgericht bestätigen, dass eine Unterschrift von dir stammt – etwa auf einem Vertrag oder einer Vollmacht. Der Inhalt des Dokuments wird dabei nicht geprüft.

Schritt für Schritt

1. Bei der österreichischen Behörde fragen, welche Urkunden sie braucht, in welcher Form und wie alt sie höchstens sein dürfen.
2. Urkunde im Herkunftsland besorgen – möglichst neu ausgestellt.
3. Echtheit bestätigen lassen: Apostille oder Legalisation, je nach Staat (siehe Tabelle). Das passiert vor der Übersetzung, damit auch der Beglaubigungsvermerk mitübersetzt wird.
4. Übersetzen lassen von einem Gerichtsdolmetscher aus der Liste des Justizministeriums. Hol vorher ein Angebot ein.
5. Original und Übersetzung gemeinsam bei der Behörde vorlegen.

Häufige Fehler

• Erst übersetzen, dann beglaubigen – dann fehlt der Beglaubigungsvermerk in der Übersetzung, und du musst womöglich nachübersetzen lassen.
• Übersetzung von einem „normalen“ Übersetzungsbüro ohne Gerichtszertifizierung – wird meist nicht akzeptiert.
• Zu alte Urkunden – manche Behörden verlangen aktuelle Ausstellungen, etwa bei Strafregisterauszügen.
• Zu spät begonnen – Urkunden und Beglaubigungen aus dem Herkunftsland zu besorgen, dauert oft lange.

Wo bekomme ich Hilfe?

• Gerichtsdolmetscherliste des Justizministeriums auf justiz.gv.at
• Österreichische Botschaft oder Konsulat im Herkunftsland (Legalisation) – siehe Botschaften & Konsulate
• Notariat oder Bezirksgericht für beglaubigte Kopien und Unterschriften
• Die Behörde, bei der du das Dokument vorlegst – sie entscheidet, was sie akzeptiert